Die interne Lieferantenbewertung: Herausfinden, wie gut Ihre Partner wirklich sind

Alle Unternehmen sind darauf angewiesen, dass die ausgewählten Lieferanten Höchstleistungen erbringen und darüber hinaus absolut zuverlässig sind. Für DropShipping-Händler sind die Anforderungen an Hersteller und Großhändler sogar noch deutlich höher. Schließlich bilden die Lieferanten bei diesem Geschäftsmodell die direkte Schnittstelle zwischen dem Händler und seinen Kunden. Wir erklären Ihnen, mit welchen Methoden Sie die Leistungen Ihrer Zulieferer bewerten können und welche Schlussfolgerungen Sie aus den Ergebnissen ziehen sollten.

 

Lieferanten als Qualitätsmerkmal von Unternehmen

Lieferanten versorgen Unternehmen mit Rohstoffen, Werkzeugen, Hilfsmitteln, Betriebsmitteln und vielen anderen Produkten und spielen damit in Bezug auf die Leistungsfähigkeit ihrer Kunden eine sehr wichtige Rolle. Gerade wenn es um die Herstellung von Produkten geht, sind die Qualität der Rohstoffe und die Pünktlichkeit ihrer Lieferung von unschätzbarer Bedeutung.

Im Handel stellt sich die Situation ganz ähnlich dar. Die Verkäufer von Waren sind darauf angewiesen, ihre Produkte rechtzeitig und in guter Qualität von den kooperierenden Lieferanten zu erhalten. Kommt es hier zu Lieferausfällen oder entspricht die Handelsware nicht den vereinbarten Qualitätsmaßstäben, dann entsteht auf Seiten der Endverbraucher umgehend eine verständliche und nachvollziehbare Unzufriedenheit, die nicht selten dazu führt, dass sich der Kunde nach einem neuen Händler umschaut.

Der konventionelle Verkäufer genießt den Vorteil, dass er qualitative Veränderungen oder eine schlechte Lieferperformance zumindest selbst feststellen kann. Schließlich wird er ja direkt von den jeweiligen Herstellern und Großhändlern beliefert und hat die Möglichkeit, die eingehende Ware streng zu überprüfen. Der DropShipping-Händler muss sich dagegen auf die Zusagen seiner Lieferanten verlassen. Er bekommt die Handelsware nicht selbst zu sehen und kann folglich weder deren Qualität noch deren pünktliche Lieferung eigenhändig kontrollieren.

Da ihn allerdings die Folgen einer schlechten Lieferantenleistung ebenso stark treffen wie jeden anderen Unternehmer, muss der DropShipping-Händler Strukturen entwickeln, die es ihm ermöglichen, seine Großhändler und Hersteller streng zu überprüfen, um so rechtzeitig auf Fehler und Störungen aufmerksam zu werden.

 

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Ernste Anzeichen für eine schlechte Lieferantenleistung

Wichtig in diesem Zusammenhang: Gerade als DropShipping-Händler sollten Sie sehr empfindlich auf kleinste Anzeichen reagieren, die dafür sprechen könnten, dass angeschlossene Lieferanten nicht mehr die vereinbarten Leistungen erbringen. Die entscheidenden Hinweise werden Sie dabei in erster Linie aus dem Kreise Ihrer Kundschaft erfahren. Letztlich werden sich enttäuschte Käufer in vielen Fällen mit Ihrem Unternehmen in Verbindung setzen, um Ihren Unmut darüber zu äußern, dass Sie auf eine Lieferung entweder viel zu lange warten mussten oder dass die Qualität der Ware nicht den Beschreibungen auf Ihren Shop-Seiten entspricht.

Natürlich steckt nicht hinter jeder Kundenbeschwerde eine ernsthafte und berechtigte Reklamation. Viele Verbraucher mögen es einfach, sich zu beschweren und einige versuchen auf diesem Wege, einen persönlichen Vorteil für sich herauszuschlagen. Auf der anderen Seite wird sich aber auch lange nicht jeder unzufriedene Kunde auch tatsächlich bei Ihnen beschweren. Insofern sollten Sie immer davon ausgehen, dass Sie es innerhalb Ihres Shops mit einer gewissen „Dunkelziffer“ an unzufriedenen Kunden zu tun haben, die sich zwar über Ihre Leistungen geärgert haben, Ihnen dies aber nicht mitteilen, sondern beim nächsten Einkauf einfach einen anderen Händler aufsuchen.

Sie sollten den Beschwerden und der Kritik Ihrer Kunden gerade als DropShipping-Händler größte Aufmerksamkeit widmen und hierbei sehr sorgfältig auf jede Art der Häufung von Reklamationen achten. Diese stellen wertvolle Hinweise auf eine schlechte Produktqualität oder eine unzureichende Performance in Bezug auf die Lieferung dar und sollten Ihnen immer einen Anlass für weiterführende Untersuchungen bieten.

 

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Professionelle Lieferantenbewertung als Instrument zur Qualitätssicherung

Um dauerhaft sicherzustellen, dass Sie Ihre Kunden zuverlässig mit hochwertigen Produkten versorgen, empfiehlt sich die frühzeitige Einrichtung eines Bewertungssystems, mit dem Sie analysieren und prüfen können, wie gut Ihr Netzwerk an Lieferanten funktioniert.

Die folgenden sechs Schritte skizzieren für Sie die Arbeit mit einem professionellen Bewertungssystem für Ihre Lieferanten. Wenn Sie unsere Vorschläge konsequent umsetzen, dann können Sie die Qualität Ihrer Lieferanten künftig bereits im Vorfeld sehr zutreffend beurteilen und Schwachstellen frühzeitig aufdecken.

 

Schritt 1:
Anforderungen definieren

Die Voraussetzung für jedes Bewertungssystem besteht in der klaren Festlegung Ihrer Anforderungen und der Definition von Messwerten. Bei der Bewertung von Lieferanten können Sie zum Beispiel die Qualität einer Ware, die Zuverlässigkeit der Lieferung, die Anzahl von Reklamationen, den Preis, die Versandkonditionen oder das Verhalten im Falle von Retouren oder Reklamationen als Kriterien festlegen.

Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Faktoren tatsächlich darüber entscheiden, wie zufrieden Ihre Kunden mit Ihnen sind und legen Sie die entsprechenden Anforderungen passend hierzu fest.

 

Schritt 2:
in geeignetes System schaffen

Um Ihre Erfahrungen mit verschiedenen Lieferanten und deren Leistungen über einen längeren Zeitraum angemessen dokumentieren zu können, benötigen Sie ein Instrument zur Aufzeichnung Ihrer Erkenntnisse und zur Verwaltung der anfallenden Daten. Im einfachsten Fall kann es sich hierbei um ein simples Blatt Papier handeln, auf dem Sie die wesentlichen Beobachtungen, Ereignisse und Werte festhalten.

Wir raten Ihnen allerdings dazu, stattdessen mit einer Excel-Tabelle zu arbeiten. Legen Sie hier für jeden Lieferanten einen eigenen Bereich an und sehen Sie dort jeweils Felder vor, die Ihren im ersten Schritt definierten Anforderungen entsprechen.

 

Schritt 3:
Eventuell Arbeitsabläufe restrukturieren

Unter Umständen ist es erforderlich, dass Sie bestimmte interne Arbeitsabläufe verändern und anpassen müssen, um die erforderlichen Daten für die Lieferantenbewertung auf möglichst einfache und zuverlässige Weise ermitteln zu können. Im Mittelpunkt steht hierbei die Anforderung, dass Ihnen jederzeit sämtliche Informationen zentral zur Verfügung stehen, die Sie zur Analyse der aktuellen Situation benötigen.

Wenn Sie zum Beispiel ermitteln möchten, wie häufig ein Lieferanten seine Produkte in Rechnung stellt oder ob seine Rechnungen faktisch in Ordnung sind, dann benötigen Sie hierzu Daten aus Ihrer Buchhaltung. Wollen Sie dagegen feststellen, wie schnell der Lieferant ein bestimmtes Produkt versendet, dann müssen Sie ihn dazu auffordern, Ihnen das Versanddatum und unter Umständen einen passenden Tracking-Code zu übermitteln.

 

Schritt 4:
Aktive Tests durchführen

Wenn sich abzeichnet, dass ein Lieferant es mit der Zuverlässigkeit seiner Arbeit nicht allzu genau nimmt oder dass es zu Abweichungen hinsichtlich der Qualität kommt, dann können Ihnen einige Testbestellungen weitere Aufschlüsse erbringen. Ordern Sie, natürlich nicht unter Ihrem eigenen Namen, selbst ein Produkt und beobachten Sie in der Folge ganz genau, wie sich die Lieferung konkret gestaltet.

Achten Sie vor allem darauf, wann und in welchem Zustand die Ware Sie erreicht und ob es am Produkt selbst qualitative Auffälligkeiten gibt. Dokumentieren Sie die Beobachtungen im Rahmen der Testbestellungen ganz genau, um diese später im direkten Gespräch mit Ihrem Lieferanten nutzen zu können.

 

Schritt 5:
Richtige Schlussfolgerungen ziehen

Um rechtzeitig festzustellen, ob sich mit einem bestimmten Lieferanten oder einem spezifischen Produkt ernsthafte Probleme ergeben, müssen Sie die erhobenen Daten regelmäßig analysieren und auf Auffälligkeiten hin untersuchen. Hierbei sollte Ihr Augenmerk nicht auf einzelnen Ausfällen, Pannen oder Fehlern liegen, die in jedem Unternehmen vorkommen können.

Suchen Sie stattdessen nach systematischen Problemen, die darauf hinweisen, dass ein Hersteller oder Großhändler, mit dem Sie zusammenarbeiten, regelmäßig gegen Vereinbarungen und Absprachen verstößt oder Ihre eigene Reputation durch schlechte Leistungen gefährdet. Welche Messwerte hierbei besonders wichtig sind, hängt davon ab, welche Anforderungskriterien Sie ursprünglich definiert haben.

 

Schritt 6:
Passende Konsequenzen einleiten

Wenn Sie anhand Ihrer Aufzeichnungen und Beobachtungen feststellen, dass ein bestimmter Lieferant nicht optimal arbeitet, dann sollten Sie dies schnellstmöglich zum Anlass nehmen, um sich mit dem betreffenden Unternehmen auseinanderzusetzen. Hierbei sollten Sie sich um ein faires Vorgehen bemühen. Es ist gut möglich, dass dem Lieferanten das eigene Fehlverhalten selbst nicht klar ist und dass er erst durch Ihre Hinweise einem entsprechenden Mangel auf die Spur kommt.

Sprechen Sie Ihre Kritik daher unbedingt ganz offen aus und geben Sie dem Geschäftspartner die Möglichkeit, sich zu verbessern. Machen Sie aber auch unmissverständlich klar, dass Sie sich, wenn die Missstände anhalten, kurzfristig einen anderen Lieferanten suchen werden und beginnen Sie bereits in dieser Phase vorsorglich mit der Recherche nach einem neuen Partner, der den Lieferanten ersetzen kann.

 

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Durch eine regelmäßige und konsequente Bewertung Ihrer Lieferanten wissen Sie zu jeder Zeit, wie gut Ihre Partner wirklich sind und wie sehr Sie sich auf Großhändler und Hersteller verlassen können. Damit Sie noch mehr Routine entwickeln, stellen wir Ihnen die 5 häufigsten Fehler bei der Auswahl von DropShipping-Lieferanten vor.

 

Über den Autor Sebastian Huke