So verfassen Sie die perfekte Anfrage an DropShipping-Großhändler

Als DropShipping-Händler kommen Sie immer wieder in die Situation, von einem Ihrer Lieferanten detailliert wissen zu wollen, unter welchen Konditionen Sie ein bestimmtes Produkt bei ihm einkaufen können. Diese Anforderung an Großhändler oder Hersteller bezeichnet man als Anfrage. Viele DropShipping-Händler werden in diesem Zusammenhang zum ersten Mal in ihrem Leben damit konfrontiert, ein entsprechendes Anschreiben formulieren zu müssen. Wir zeigen Ihnen ganz genau, worauf es dabei ankommt und versorgen Sie mit wertvollen Tipps.

 

Die Anfrage entscheidet über das Angebot

Kommunikation ist im modernen Geschäftsleben alles. Wir sind es gewohnt, besonders schnell und zielführend miteinander zu kommunizieren und dabei meist direkt auf den Punkt zu kommen. Im Arbeitsalltag fallen Ihnen mit Sicherheit immer wieder Situationen auf, in denen Sie sich darüber ärgern, dass ein Kunde, ein Geschäftspartner, ein Lieferant oder auch eine Behörde nicht klar genug zum Ausdruck bringen, was sie eigentlich von Ihnen wollen.

Sie stehen ohnehin unter Stress und haben alle Hände voll zu tun und müssen nun auch noch erraten, um was es Ihrem Gegenüber wohl gehen könnte. Wenn Sie sich nun einmal in die Position eines Lieferanten versetzen, der Tag für Tag zahlreiche Anfragen in Bezug auf seine Konditionen erhält, dann können Sie sich vielleicht vorstellen, wie häufig er sich darüber ärgern muss, dass diese Anfragen nicht den allgemeinen Standards entsprechen und zudem teilweise auch noch völlig unverständlich formuliert sind.

In diesem Artikel geht es uns daher darum, Ihnen Schritt für Schritt vor Augen zu führen, wie man eine optimale Anfrage erstellt, die selbst von kritischen Herstellern und Großhändlern als tadellos empfunden wird. Hierbei geht es natürlich um weitaus mehr als nur den Wunsch, dem Lieferanten gut zu gefallen. Die konkrete Art Ihrer Anfrage entscheidet nämlich ganz klar über die Qualität des Angebotes, das Sie erhalten. Damit wirkt sich die Anfrage auf Ihren kompletten Geschäftsverlauf aus und nimmt sogar Einfluss auf die Frage, ob Sie Gewinn oder Verlust erzielen.

Gewinn oder Verlust - die Anfrage kann schwerwiegende Folgen haben

Warum dies so ist, wollen wir uns kurz anschauen, bevor wir dann konkret darauf zu sprechen kommen, wie Ihre Anfrage aussehen sollte. Es gibt zwei Formen von schlechten Anfragen und oft sind diese auch noch miteinander kombiniert. Eine Anfrage kann auf der einen Seite unfreundlich oder sogar unverschämt formuliert sein und den Lieferanten auf diese Weise verärgern. Auf der anderen Seite kann sie aber auch unvollständig sein und wirklich wichtige Faktoren und Aspekte nicht hinreichend berücksichtigen.

Ist Ihre Anfrage unfreundlich, dann wird sich der Lieferant vermutlich nicht sonderlich mit der Beantwortung beeilen. Wer kann schon erwarten, dass er perfekt bedient wird, wenn er sich nicht zu benehmen weiß. Liegt also für den Lieferanten an diesem Tag noch etwas anderes an, dann wird er Ihr Angebot wohl eher an das Ende seiner To-do-Liste setzen. Außerdem werden Sie wohl kaum davon ausgehen, dass man Ihnen besonders gute Konditionen unterbreitet, wenn Sie unhöflich und unfreundlich sind.

Ist Ihre Anfrage sogar fehlerhaft oder unvollständig, dann müssen Sie mit noch härteren Konsequenzen rechnen. Hier kann es nämlich leicht geschehen, dass Sie ein Angebot für ein ganz anderes Produkt oder zumindest eine andere Ausführung erhalten. Wenn Sie dies nicht rechtzeitig bemerken, dann drohen negative Folgen für Ihr Geschäftsmodell. Und dies dürfte auf keinen Fall in Ihrem Interesse liegen.

 

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Bemühen Sie sich immer um das, was man als guten Ton bezeichnet

In Bezug auf den Ton, der innerhalb der geschäftlichen Kommunikation gewählt wird, haben wir in den letzten Jahrzehnten zwei Extreme erlebt. In früheren Zeiten gab es im Geschäftsleben ausgeprägte Hierarchien. Diese bezogen sich zum Beispiel auch auf das Verhältnis zwischen Kunden auf der einen und Lieferanten auf der anderen Seite. Der Lieferant war klar in der Position des Untergebenen und musste es sich daher auch gefallen lassen, wenn er von seinen Kunden eher rüde oder herablassend angesprochen wurde. Und die Lieferanten reagierten meistens nicht mit Widerspruch oder Verweigerung, sondern eher mit Unterwürfigkeit.

Im digitalen Zeitalter haben wir es dagegen mit einem ganz neuen Trend zu tun. Die vereinfachte Kommunikation, wie wir sie zum Beispiel im Rahmen von E-Mail oder Kurznachrichten kennen, verzichtet in vielen Fällen vollständig auf jegliche Höflichkeit. Hier kommt man ohne Anrede schnell auf den Punkt, stört sich nicht sonderlich an Rechtschreibfehlern und bemüht sich kaum noch um das, was man als guten Ton bezeichnen könnte.

Beide Extreme sind einem guten geschäftlichen Miteinander nicht gerade zuträglich. Was nämlich in beiden Fällen fehlt, ist der deutliche Ausdruck von gegenseitigem Respekt. Es versteht sich von selbst, dass dieser unabhängig von Hierarchien und Abhängigkeiten gezollt werden sollte. Und selbst innerhalb von kürzester Kommunikation muss ein wenig Platz für Worte sein, die dem anderen zeigen, dass man ihn schätzt und für wichtig hält.

 

Höflichkeit ist absolut unabdingbar

Wenn es also darum geht, dass Sie Anfragen für Ihr Unternehmen verfassen, dann sollten Sie sich die Zeit dazu nehmen, vernünftige, freundliche, höfliche und respektvolle Sätze zu formulieren. Reden Sie Ihren Ansprechpartner korrekt mit seinem Namen an, äußern Sie sich in ganzen Sätzen und vergessen Sie auch die üblichen Floskeln der Höflichkeit nicht.

Bei diesem Ratschlag geht es übrigens nicht darum, Umgangsformen nur ihrer selbst willen zu pflegen. Die aufwendigen Höflichkeitsrituale vergangener Jahrhunderte sollen ganz und gar nicht wiederbelebt werden. Es geht nur darum, sich den gegenseitigen Kontakt so angenehm und positiv wie möglich zu gestalten. Schließlich kann es nicht in Ihrem Interesse liegen, Ihren Lieferanten das Gefühl zu vermitteln, dass sie Ihnen rein persönlich völlig egal sind. Bauen Sie stattdessen schon in Ihrer Korrespondenz eine persönliche Verbindung auf und gehen Sie mit Ihren Geschäftspartner so um, wie Sie selbst gerne behandelt werden.

Unser Tipp: Greifen Sie zu Ratgebern und Anleitungen, die schon ein wenig älter sind
In früheren Zeiten gab es zahlreiche Ratgeberbücher für Menschen, die in Büros tätig waren und denen ein guter Umgangston wichtig war. Geht man ein paar Jahrzehnte zurück, dann stößt man unweigerlich auch auf heute komisch wirkende Regeln. Allerdings ist es durchaus sinnvoll, sich mit den früheren Gepflogenheiten der Höflichkeit zwischen Geschäftsleuten zu beschäftigen, weil man dabei einiges lernen kann.

 

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Nur wenn Sie sich anfangs vorstellen, kann eine Bindung entstehen

Eine wirklich furchtbare Angewohnheit im Rahmen moderner Kommunikation besteht darin, dass man gänzlich versäumt, dem noch unbekannten Gegenüber im Rahmen einer Anfrage erst einmal mitzuteilen, mit wem er es überhaupt zu tun hat. Dabei spielt dies doch gerade im Geschäftsleben eine ganz entscheidende Rolle. So entdeckt man auf den Schreibtischen und in den E-Mail-Eingängen vieler Hersteller und Großhändler eine ganze Reihe von Anfragen, bei denen nicht nur auf die Anrede verzichtet wurde. Der Empfänger erfährt auch rein gar nichts über denjenigen, der an aktuellen Preisen und Konditionen interessiert ist.

Dabei spielt diese Information eine ganz wesentliche Rolle, wenn der Lieferant zu einer Einschätzung in Bezug auf seinen potenziellen Neukunden gelangen möchte. Handelt es sich um den Vertreter eines großen Unternehmens, mit dem sich in Zukunft lukrative Umsätze erzielen lassen? Oder ist es doch nur die Anfrage einer neugierigen Privatperson, von der kein einziger nennenswerter Einkauf zu erwarten ist? Dies ist für die Motivation des Lieferanten und für die konkreten Konditionen, die er einräumen wird, von größter Bedeutung.

Wir raten Ihnen daher unbedingt dazu, sich zu Beginn einer Anfrage an einen Lieferanten, mit dem Sie bisher noch nicht in Kontakt standen, ausführlich vorzustellen. Nennen Sie Ihren Namen, Ihr Unternehmen und Ihre Funktion. Und vermitteln Sie dem Lieferanten dabei direkt einen Eindruck darüber, welche Art von Geschäftsbeziehung er von Ihnen erwarten kann.

 

Stellen Sie sich ehrlich vor, Über- und Untertreibungen sind hier fehl am PLatz

Hierbei sollten Sie weder Ihr Licht unter den Scheffel stellen, noch übertreiben. Bleiben Sie stattdessen einfach bei den Tatsachen und geben Sie dem potenziellen Geschäftspartner so die Möglichkeit, sich einen zutreffenden Eindruck von Ihnen zu verschaffen. Für Sie als DropShipping-Händler ist es dabei besonders wichtig, dass Sie klar zeigen, dass es Ihnen darum geht, dass der Lieferant die Produkte im Falle einer Bestellung unmittelbar an den Endkunden versendet.

Bei Berücksichtigung dieses Ratschlags werden Sie sofort bemerken, dass man ganz anders auf Sie reagiert. Ihre Anfragen werden ernster genommen und schneller bearbeitet. Außerdem wirkt sich diese Form der Vorstellung auch auf die Konditionen aus. Je nach Unternehmen und Position haben Sie den Lieferanten nämlich neugierig auf eine Zusammenarbeit gemacht und damit einen guten Anlass geboten, Ihnen vorteilhafte Preise einzuräumen. So haben Sie mit sehr wenig Aufwand einen guten Effekt erreicht und dabei auch gleich die Grundlagen für eine fruchtbare und angenehme Geschäftsbeziehung geschaffen.

Unser Tipp: Setzen Sie auf einen vorgefertigten Textbaustein
Wir haben Ihnen jetzt gezeigt, aus welchen Gründen es so wichtig ist, sich im Rahmen Ihrer ersten Anfrage bei einem neuen Lieferanten erst einmal vorzustellen. Natürlich müssen Sie einen solchen Text nicht jedes Mal neu erarbeiten. Nehmen Sie sich lieber einmalig ein wenig Zeit und formulieren Sie einen entsprechenden Einleitungssatz für künftige Anfragen. Diesen können Sie dann immer wieder verwenden und brauchen ihn nur dann zu korrigieren, wenn sich bei Ihnen oder Ihrem Unternehmen etwas geändert hat.

 

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Die berühmten W-Fragen führen zur optimalen Anfrage

Bei einer qualifizierten Anfrage kommt es vor allem darauf an, dass Sie dem Lieferanten alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen, die er benötigt, um Ihnen ein angemessenes Angebot unterbreiten zu können. Wenn Sie an dieser Stelle wichtige Informationen einfach weglassen, dann können Sie nicht davon ausgehen, dass der angefragte Hersteller oder Großhändler rein zufällig auf das kommen wird, was Sie mit Ihrer Anfrage im Sinn hatten. Fehler in Anfragen bilden dabei übrigens häufig die Grundlage späterer Auseinandersetzung und können Sie auf diese Weise viel Geld und Zeit kosten.

Wählen Sie lieber einen anderen Weg und stellen Sie bei jeder Anfrage sicher, dass der Lieferant über alle wichtigen Informationen verfügt. Dabei können Ihnen die berühmten W-Fragen dabei helfen, eine wirklich vollständige Anfrage zu erarbeiten. Die wichtigen Fragen in diesem Zusammenhang lauten im Einzelnen „Was“, „Wie viel“, „Wann“, „Wo“, „Wie“ und unter Umständen auch noch „Warum“.

• Mit dem „Was“ klären und beschreiben Sie ganz genau, um welches Produkt es eigentlich geht. Bezeichnen Sie den Gegenstand Ihrer Anfrage dabei immer so detailliert wie möglich. Wenn der Hersteller oder Großhändler Artikelnummern zur Verfügung stellt, dann nutzen Sie diese. Verwenden Sie aber, um Irrtümer auszuschließen, gleichzeitig auch die vom Lieferanten verwendete Produktbezeichnung. Wenn es sich um einen Artikel handelt, den es in dieser Form noch nicht gibt und den der Lieferant erst für Sie herstellen soll, dann muss Ihre Beschreibung noch deutlich genauer sein und sämtliche Details umfassen.

• Mit dem „Wie viel“ geben Sie an, für welche Artikelmenge Sie einen Preis benötigen. Natürlich stellt es einen riesigen Unterschied dar, ob Sie von einem Produkt nur ein einzelnes oder gleich eine ganze Palette erwerben wollen. Interessant für Sie als Händler ist in diesem Zusammenhang natürlich, wie sich der Preis bei unterschiedlichen Abnahmemengen verändert. Fragen Sie also ruhig verschiedene Mengenstaffeln an, um die Preisunterschiede zu erfassen. Für Sie als DropShipping-Händler gilt dabei natürlich immer, dass sich die abgenommenen Mengen immer auf einen längeren Zeitraum beziehen. Schließlich kaufen Sie keine größeren Mengen auf einmal.

• Mit der Frage nach dem „Wann“ sprechen Sie deutlich an, wie schnell Sie eine bestimmte Ware benötigen. Für DropShipper bezieht sich dies vor allem auf die Lieferzeit, die ein Großhändler benötigt, um auf Ihre Bestellungen zu reagieren und bestellte Waren an den Endkunden zu liefern.

• Die Frage „Wo“ bietet Ihnen noch einmal die Gelegenheit, klar darauf hinzuweisen, dass bestellte Waren nicht an Ihren Firmenstandort, sondern stattdessen an die Adressen der jeweiligen Endkunden geliefert werden, die Sie mit jeder Order einzeln benennen.

• Mit dem „Wie“ können Sie auf der einen Seite noch einmal deutlich auf das Prinzip DropShipping aufmerksam machen. Darüber hinaus lassen sich aber auch bestimmte Sonderwünsche unterbringen. Wenn Sie zum Beispiel wollen, dass Ihre Lieferungen in einer ganz bestimmten Weise verpackt werden oder dass ein Katalog oder ein Flyer von Ihnen beigelegt wird, dann ist dies genau die richtige Stelle, um darauf aufmerksam zu machen.

• Und abschließend können Sie die Frage „Warum“ nutzen, um dem Lieferanten bei Bedarf weitere Informationen zu übermitteln, die für den Auftrag von Bedeutung sind und die ihm einen besseren Gesamtüberblick über eine Zusammenarbeit mit Ihnen verschaffen.

 

Eine Anfrage, die all diese Regeln berücksichtigt, könnte also zum Beispiel folgendermaßen lauten:

Sehr geehrter Herr Schneider,

mein Name ist Thomas Müller und ich bin der Geschäftsführer der Kaffee Direkt GmbH aus Dortmund. Unser Unternehmen beschäftigt sich mit dem Online-Handel von Kaffee und Kaffeeprodukten per DropShipping.

Wir sind auf Ihre Thermo-Kaffeetassen mit der Artikelnummer C17-DEF 75 aufmerksam geworden. Diese würden wir unseren Kunden gerne anbieten. Ich möchte Sie daher darum bitten, uns ein Angebot zu erstellen, bei dem Sie jährliche Abnahmemengen von 50, 100, 250 und 500 Thermo-Kaffeetassen kalkulieren.

Wichtig ist uns dabei, dass zwischen dem Eingang unserer Bestellungen bei Ihnen und dem Versand der Waren nicht mehr als zwei Arbeitstage liegen. Adressaten sind dabei jeweils unsere verschiedenen Besteller, sodass Sie jede Thermo-Kaffeetasse an einen anderen Empfänger verschicken müssten. Der Versand soll dabei neutral erfolgen. Außerdem ist es erforderlich, dass Sie jeweils einen unserer Flyer beilegen lassen.

Teilen Sie uns in Ihrem Angebot bitte die Preise inklusive der Kosten für Verpackung und Versand mit.

Wir freuen uns auf Ihr Angebot und würden dies gerne innerhalb der nächsten zwei Tage erhalten. Bei Rückfragen stehe ich Ihnen natürlich jederzeit zur Verfügung.

Vielen Dank im Voraus

Thomas Müller
Geschäftsführer

Kaffee Direkt GmbH

Unser Tipp: Erarbeiten Sie eine individuelle Vorlage für Ihre Anfragen
Sie können an unserem Beispiel erkennen, dass es sich bei einer Anfrage schnell um ein recht komplexes Schriftwerk handeln kann. Damit Sie sich nicht bei jeder neuen Anfrage erneut die komplette Mühe machen müssen, empfehlen wir Ihnen, dass Sie hier eine individuelle Vorlage erarbeiten, die Sie später immer wieder verwenden können.

 

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Wie Sie gerade erfahren haben, kann eine professionelle Anfrage Ihnen äußerst wichtige Geschäftskontakte einbringen. Jedoch muss man, um im Business erfolgreich zu bleiben, auch die Qualität der jeweiligen Lieferanten im Blick behalten. Im folgenden Artikel finden Sie sehr relevante Informationen zur internen Lieferantenbewertung. So finden Sie am besten heraus, wie gut Ihre Partner wirklich sind.

 

Über den Autor Sebastian Huke